Yangın, 23 Mart 1941 Pazar gününü Pazartesiye bağlayan gece başladı. Dışı taş bir yapı olmasına karşın içi ahşap olan eski Hükümet Konağı, alevlere teslim olurken kısa sürede yanıp küle döndü. İtfaiye teşkilatı yetersiz olması sebebiyle alevler ancak tüm bina yandıktan sonra kontrol altına alınabildi. Nüfus hizmetleri, kaymakamlık ve birçok müdürlüğün yer aldığı hükümet konağı bir gecede bütün belgelerle birlikte yok oldu. Başbakanlık Cumhuriyet arşivlerinden çıkan belgelere göre, yangın haberi Merzifon Kolordu Komutanlığı tarafından 24.03.1941 tarihli yazıyla Başkent Ankara’ya bildirildi. Aynı yazıda, Tokat’ın Reşadiye İlçesinde kimliği belirsiz kişilerin Kaymakamlık odasına girerek seferberlik evraklarıyla birlikte birçok kıymetli evrakı çaldığı bilgisi de yer aldı.
Dönemin Merzifon Kolordu Komutanının imzasını taşıyan resmi evrakta şu ifadeler yer aldı:
1: Erbaa Hükümet Konağı yanmıştır.
2: Bazı meçhul şahıslar Reşadiye Kaymakamlık odasına girerek Kaymakmlık şifresiyle seferberlik evrakını ve buna benzer kıymetli evrakı alarak götürmüşlerdir.
Bu bilgi üzerine Genelkurmay Başkanlığı durumu o dönem Yüksek Başvekalet'e (Günümüzde Başbakanlık) şu yazıyla bildirmiştir.
1: "Erbaa Hükümet Konağının yandığı ve Reşadiye Kaymakamlığının odasından seferberlik evrakı ile buna benzer kıymetli evrakların çalındığını bildiren Merzifon Kolordu Komutanlığının 23.03.1941 gün ve 9031 sayılı şifre yazısı suretinin ilişik olarak sunulduğunu ve hadise hakkında tahkikat neticesinin bildirilmesi için menkür kolordu komutanlığına emir verildiğini yüksek saygılarımla arz ederim."
Tamamen yanan hükümet konağı ile ilgili yapılan soruşturma neticesinde iki kişi gözaltına alındı. İki kişiden adliye odacısı tutuklandı. Ardından tüm belgelerle birlikte küle dönen konak için Dahiliye Vekaleti Emniyet Umum Müdürlüğü'nün (İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü) yaptığı soruşturma sonucunu İçişleri Bakanının imzasıyla Yüksek Başvekalet'e yani Başbakanlığa bildirdi. 3 Nisan 1941 tarihli belgede "Erbaa hükümet konağının yanmasında yangının vukua geldiği gece nöbetçi bulunan Adliye odacısının ihmali mevcut olduğu anlaşıldığından tevkif (tutuklandığı) edildiği, tapu memuru Fettah'ın da dikkatsizlik ve tedbirsizlik neticesi yangına sebebiyet verdiği tespit edildiğinden zan altına alınarak sorgu hakimliğine tevdi kılındığı ve hadisede bir kasıt mevcut olmadığı tahkikat neticesinde anlaşılmıştır. Açıkta kalan dairelerin kiralanmış olan münasip binalara yerleştirilmek suretiyle çalışmaların temin edildiği ve ihtiyaçlarının da ikmal edilmek üzere olduğunu saygılarımla yüksek bilgilerine arz ederim." denildi.
